sábado, 7 de fevereiro de 2009

Planejamento Estratégico Colaborativo

Depois desse "recesso de fim de ano", dois meses sem postar neste blog, retomamos nossa rotina de (espero) pelo menos um post por mês. Completamos um ano de blog com mais de 1.800 visitas. Não é nenhum fenômeno, mas fico satisfeito em saber que tem pessoas acompanhando e, quem sabe, aplicando em suas empresas um pouco do que tenho escrito.

Ano novo é sinônimo de planos. Fazemos várias projeções do que queremos nesse novo ciclo. Nas empresas, final/início de ano normalmente é ocasião de Planejamento Estratégico. Pretendo aqui compartilhar um pouco a experiência do que temos feito ultimamente na minha empresa (Serpro), especificamente na unidade que gerencio, para alavancar a colaboração interna. Vamos lá.

A teoria central deste blog é que a Gestão é fundamental para promover colaboração efetiva. Acredito firmemente no papel direcionador do executivo. Aquela máxima "se você não sabe onde quer chegar, qualquer direção serve" cabe como uma luva. Esse é o papel de um Planejamento Estratégico eficaz. As pessoas precisam saber para onde estão indo. E mais, devem querer e agir para chegar lá. Para isso, quase toda a empresa define Missão, Visão, Valores, Fatores Críticos de Sucesso, Objetivos/Metas, Indicadores, e por aí vai, tudo isso com apoio de metodologias e ferramentas como os populares Balanced Scored Card (BSC) e Análise SWOT. O problema? Tudo isso elaborado por poucas pessoas (alta direção + consultores), sem o envolvimento do corpo funcional. Resultado? Tudo fica no site da empresa e/ou pendurado em quadros, mas nada de fato é utilizado e sistematicamente acompanhado. Então, vai se tocando o dia a dia até que daqui a um ano perceba-se que muito do que foi definido nem saiu do papel.

O Serpro este ano resolveu fazer algo diferente e montou um Planejamento Estratégico Participativo Serpro, com base no Planejamento Estratégico e Situacional (PES), do economista chileno Carlos Matus, focado em gestão de Governo. Percebi similaridades com metodologias já existentes (por exemplo, o que o BSC chama de Perspectiva, o PES chama de dimensão). O maior diferencial? O pressuposto de que haverá participação das pessoas. De forma muito simplificada, a empresa elenca e prioriza seus principais problemas e para cada um deles alguns nós críticos, para os quais devem ser apresentadas propostas de solução, que analisadas e aprovadas viram projetos que serão acompanhados durante o ciclo. Mas o que isso tem a ver com esse blog? Agora você vai entender.

Trabalho num pólo de desenvolvimento hoje com 85 pessoas. Em nosso âmbito, já tínhamos um Planejamento Estratégico tradicional, com as perspectivas Clientes, Pessoas, Processos e Tecnologia. Procurávamos abrir para a participação de qualquer um, mas não tínhamos um processo formal para tal. De dezembro para cá resolvemos fazer uma mesclagem de tudo isso (afinal seria um desperdício jogar tudo fora e começar do zero) com o PES. Com o envolvimento de 8 líderes de equipe (e eventualmente alguns substitutos), e a facilitação de uma profissional capacitada e experiente, chegamos a 9 nós críticos para 5 dimensões. Agora abrimos para a colaboração de todos: alocamos tempo formal para as pessoas voluntariamente (individual ou em conjunto) elaborarem suas propostas e criamos um Wiki para que as propostas sejam livremente registradas.

Colaboração não pode ficar só no discurso, por isso criamos mais uma dimensão que chamamos de Gestão e Organização, mas também poderia ser chamada de Ambiente Organizacional. Chegamos a conclusão que o principal problema é "Falta de Cultura Colaborativa" e definimos o nó crítico "Não há uma sistemática de incentivo à práticas colaborativas". Vamos aguardar as propostas...

O que quero destacar aqui é a importância de entendermos a falta de colaboração como um problema gerencial e não simplesmente atribuir a culpa às pessoas ("elas é que não querem colaborar"). Enquanto gestores devemos dar o exemplo, e ele começa no próprio planejamento da unidade, que por si só já vai criando cultura colaborativa, à medida que ele próprio é elaborado desta forma. Cada um que participa se sente comprometido com os resultados. Quem submete proposta se envolve nas sua execução. Decentralizamos a descoberta de soluções. Quebramos o paradigma de "nós mandamos, vocês obedecem". Agora, "juntos descobrimos nossos problemas, encontramos nossas soluções".

Acho que essa é uma forma de começar bem. Daí surgirão métodos, técnicas, ferramentas, processos, tudo o que pode alavancar a colaboração, mas baseados num alicerce construído em conjunto, dirigindo a organização para um ambiente saudável de cooperação e crescimento coletivo.

2 comentários:

Rodrigo Fagundes disse...

Acredito que não basta a boa vontade - como você já disse. Mas também não é só a gestão que "atravanca" a colaboração. Muita gente NÃO quer colaborar (por diversos motivos). Há ainda os "marketeiros" que garganteiam querer colaborar e ficam declarando teorias, falsas promessas e falsa auto-promoção... esses não contribuem e ainda pioram o cenário. O que eu acho que deve ser o ponto de partida é desenvolver uma metodologia para que haja um compartilhamento de experiências. Uma vez feito isso, a colaboração irá surgir naturalmente. E nessa metodologia deve haver PATROCÍNIO, incentivo e reconhecimento para quem realmente faz algo e contribui de fato para o resultado da organização - tornar o compartilhamento uma tarefa comum do dia-a-dia. No dia que as pessoas que estiverem de fora do processo se sentirem preterias é que vai haver real melhoria.

Paulo disse...

Fica difícil realizar um bom planejamento estratégico e mais difícil ainda implementar suas ações quando as lideranças da organização não acreditam e exergam a necessidade de mudanças. Quando uma política sistemática de desvalorização e sabotagem de novas idéias é aplicada, e as prioridades continuam sendo mal definidas a tendência é que nada mude. Restam apenas iniciativas valorosas porém isoladas como a do Pólo de desenvolvimento de salvador dentro do Serpro. Isso me faz lembrar de uma reportagem com o Mangabeira Unger, onde ele diz: "Nunca completamos a obra do século 19 em matéria de administração pública, que é a construção de uma burocracia profissional baseada no mérito. Continuamos numa situação em que há ilhas de profissionalismo burocrático que flutuam num oceano de discricionarismo político. Precisamos acabar com isso. Rumo a uma situação em que a grande maioria dos cargos comissionados seja substituída por carreiras de Estado"
http://www1.folha.uol.com.br/folha/brasil/ult96u501502.shtml