Colaboração = Compartilhamento + Comunicação

O PMBOK diz (e acredito nisso) que 90% do tempo de gerente de projetos deve ser gasto em comunicação. É preciso avaliar e decidir constantemente qual o meio adequado para se transmitir uma mensagem, garantindo que ela foi de fato entendida. Antes da invenção da escrita, a forma oral era praticamente a única opção. As pessoas precisavam estar presentes para trocar conhecimentos. A escrita foi sem dúvida uma grande evolução, mas aumentou muito as possibilidades ao que antes se restringia a fala. A internet potencializa e, por um lado, complica ainda mais. Vamos ao exemplo.

Um gerente precisa comunicar algo à sua equipe de 20 pessoas. Algumas alternativas: escrever uma Circular Interna (ainda se usa isso?) e passar para ciência de cada um; colocar um aviso no mural; convocar uma reunião informal na sua sala; levar todo mundo ao auditório e fazer uma apresentação; mandar um e-mail para todos; fazer uma áudio-conferência; publicar uma mensagem na intranet da unidade; gravar um vídeo e colocar no seu blog.

Qual é o meio que ele deve escolher? Depende de vários fatores, principalmente desse algo.

Em se tratando de uma empresa que está procurando alavancar a colaboração interna, a preocupação vai além, pois as informações devem ser disponíveis e fáceis de encontrar. É aí que a coisa muitas vezes enrola. As intranets das empresas podem ajudar muito nisso. Em termos de ferramentas, existem diversas opções livres de CMS - Content Management System (veja cmsmatrix.org), ou Sistemas Gerenciadores de Conteúdo (Dica de leitura: O que é um CMS e por que você precisa de um).

As equipes de trabalho precisam ser estimuladas a compartilhar seus conhecimentos numa infra-estrutura adequada (Um CMS pode ser útil, mas não necessariamente será a única opção). Pode parecer fácil, mas isso implica em uma mudança radical de cultura. Quantas e quantas vezes a gente se depara com um problema que já foi vivido (e solucionado) por outra pessoa (às vezes, até por nós mesmos, só que já tínhamos esquecido)? Como poderíamos evitar que isso ocorra? Resposta óbvia: Mantendo uma espécie de Banco de Soluções, onde o registro estaria disponível para todos. Desafios: a) Fazer com que as pessoas registrem corretamente, de forma a se tornar útil de fato para outros; b) Fazer com que as pessoas busquem (e encontrem) o que precisam.

Sem querer me prender a terminologias, tecnologias ou ferramentas (todas são muito importantes!), a mensagem principal desse post é comunicação adequada e cultura de compartilhamento são fatores críticos de sucesso para um ambiente de trabalho colaborativo. São coisas que não se implantam pelo discurso. Necessitam planejamento, acompanhamento, capacitação, investimentos e ferramental adequado. Mas dependem mesmo é dos gestores, principalmente os da liderança média, pois são eles que servem de exemplo (pro bem ou pro mal). E aí? Vai continuar "gerenciando por e-mail" e achando que "esse negócio de intranet é perda de tempo"?